Die digitale Transformation der Immobilienverwaltung

Immobilienverwaltungen stehen unter Druck: Papierberge, unzählige Anrufe und Fachkräftemangel belasten den Alltag. Der Artikel „Digitale Hausverwaltung – Innovativ zu mehr Effizienz und gutem Kundenservice“ von Justus Mentzel (Erste Hausverwaltung GmbH) zeigt klar, dass digitale Prozesse der Schlüssel zur Zukunft sind.

Laut dem Branchenbarometer 2024 des VDIV verfolgen bereits 69 % der Verwaltungen das Ziel, ihre Abläufe zu digitalisieren – und das aus gutem Grund: Weniger Papier, schnellere Kommunikation und effizientere Workflows verbessern Servicequalität und sparen Kosten.

Warum Telefonie trotz Digitalisierung zentral bleibt

Auch wenn Portale, E-Mails und Cloud-Lösungen den Alltag erleichtern, bleibt das Telefon für viele Mieter und Eigentümer unverzichtbar – besonders bei dringenden Anliegen. Hier kommen Telefonagenten ins Spiel.

Sie sind die Brücke zwischen klassischer Telefonie und digitaler Verwaltung:

• Sie nehmen Anrufe entgegen, dokumentieren Anliegen und leiten diese in digitale Systeme wie CRM oder Cloud-Plattformen weiter.

• Durch KI-gestützte Telefonagenten lassen sich Routinegespräche automatisieren, Tickets erstellen und Informationen sofort verfügbar machen.

• Das Ergebnis: Mitarbeiter werden entlastet, während Eigentümer und Mieter weiterhin den direkten Draht zur Verwaltung haben.

Digitale Prozesse treffen Telefonagenten

Mentzel beschreibt, wie Dokumentenmanagement, Kundenportale und virtuelle Eigentümerversammlungen die Effizienz steigern. Ergänzt durch Telefonagenten entsteht eine ganzheitliche Kommunikationsstrategie:

• Self-Service im Portal für Standardanliegen

• Virtuelle Eigentümerversammlungen für Flexibilität und Transparenz

• Telefonagenten für dringende, persönliche oder komplexe Fälle

So entsteht ein hybrides Modell, das Servicequalität garantiert und gleichzeitig die Ressourcen optimal nutzt.

Fazit: Telefonagenten als Schlüsselbaustein

Die digitale Hausverwaltung ist längst Realität – sie senkt Kosten, entlastet Personal und schafft Transparenz. Doch der Artikel von Justus Mentzel zeigt auch: Ohne Telefonie geht es nicht.

Telefonagenten verbinden die Vorteile digitaler Prozesse mit der Nähe des persönlichen Gesprächs. Sie sorgen dafür, dass Hausverwaltungen effizient, modern und gleichzeitig kundenorientiert arbeiten können.

Wer heute auf digitale Lösungen inklusive Telefonagenten setzt, verschafft sich nicht nur einen klaren Wettbewerbsvorteil, sondern macht die Immobilienverwaltung fit für die Zukunft.