Einleitung: Digitalisierung als Schlüsselfaktor

Die Immobilienbranche steht 2025 an einem entscheidenden Punkt. Während die Digitalisierung in vielen Sektoren längst Standard ist, befinden sich Haus- und WEG-Verwaltungen laut der aktuellen EBZ-Studie „IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen 2025“ noch mitten im Transformationsprozess.

Die Studie, durchgeführt von der EBZ Business School in Kooperation mit dem InWIS Institut, zeigt: Das Bewusstsein für digitale Strategien ist da, die Strukturen sind in Ansätzen vorhanden, doch der Weg zur konsequent digitalisierten Verwaltung bleibt für viele Unternehmen eine Herausforderung.

Status quo: Wo die Branche heute steht

Die EBZ-Studie zeichnet ein klares Bild:

• Die Mehrheit der Verwaltungen sieht sich im mittleren Stadium der Digitalisierung.

• Nur ein kleiner Teil betrachtet sich selbst als vollständig digitalisiert.

• Auffällig: Die IT-Budgets gemessen am Umsatz sind hoch – ein Hinweis darauf, dass viele Unternehmen aufholen müssen.

Besonders kritisch: Während ERP-Systeme in drei Vierteln der Verwaltungen eingesetzt werden, schöpfen nur wenige deren Potenzial zur Prozessintegration voll aus. Stattdessen dominieren klassische Tools wie Office-Programme oder parallele Arbeitsschritte.

Herausforderungen der Verwaltungen

Die größten Hürden laut EBZ-Studie:

1. Instandhaltungsmanagement – zeit- und personalintensiv.

2. Routineaufgaben – binden wertvolle Ressourcen.

3. Fragmentierte Systeme – Medienbrüche durch parallele Lösungen.

Diese Punkte machen deutlich: Digitalisierung darf nicht punktuell erfolgen, sondern braucht eine klare Strategie.

Warum eine klare Digitalisierungsstrategie unverzichtbar ist

Professor Heiko Gsell (EBZ) betont: „Punktuelle Maßnahmen reichen nicht aus.“ Erst eine konsequente Standardisierung von Prozessen macht echte Automatisierung möglich.

• Hausgeldabrechnungen oder das Mahnwesen lassen sich nur dann digital effizient abbilden, wenn Abläufe einheitlich sind.

• Mut zur Veränderung ist notwendig – nur wer alte Routinen aufbricht, kann neue Technologien erfolgreich nutzen.

ERP-Systeme: große Chancen, aber ungenutztes Potenzial

ERP-Systeme bilden das Rückgrat vieler Hausverwaltungen. Doch:

• Häufig bleibt die Nutzung auf Banking- oder Buchhaltungsfunktionen beschränkt.

• Datenintegration zwischen ERP, Dokumentenmanagement und Kundenportalen ist oft mangelhaft.

• Potenzial für Automatisierung und KI-Einsatz bleibt ungenutzt.

KI als Schlüsseltechnologie für die Immobilienbranche

Die Studie zeigt: Die größten Chancen liegen im Einsatz von Künstlicher Intelligenz.

• Kommunikation: KI-gestützte Telefonagenten und Chatbots nehmen Anliegen auf, priorisieren sie und leiten sie automatisch weiter.

• Automatisierung: KI reduziert manuelle Tätigkeiten in Abrechnungen, Mahnungen oder Vertragsverwaltung.

• Datenanalyse: Predictive Analytics ermöglicht Prognosen für Wartungen und Kostenentwicklungen.

Telefonagenten als Brücke zwischen Mensch und Digitalisierung

Ein zentrales Studienergebnis: Kommunikation bleibt oft synchron, zeitintensiv und klassisch – per Telefon oder E-Mail.

Hier bieten Telefonagenten eine Lösung:

• Sie ermöglichen 24/7-Erreichbarkeit.

• Sie entlasten Mitarbeiter von Routinegesprächen.

• Sie integrieren sich in CRM- und ERP-Systeme, sodass alle Informationen zentral verfügbar sind.

Gerade für dringende Fälle – Wasserschäden, Heizungsausfälle – bleibt das Telefon unverzichtbar. Mit KI-Unterstützung wird es jedoch effizienter, schneller und smarter.

Praxisbeispiele aus der EBZ-Studie

• Hausgeldabrechnungen: Standardisierte Prozesse ermöglichen Automatisierung.

• Digitale Objektbegehungen: Mobile Apps für Vor-Ort-Dokumentation.

• Kundenportale: Eigentümer laden Dokumente selbst herunter und reduzieren Nachfragen.

Zukunftstechnologien in der Immobilienbranche

Neben KI benennt die Studie weitere Zukunftsfelder:

• IoT: Sensoren überwachen Gebäudezustände in Echtzeit.

• VR/AR: Virtuelle Begehungen und Eigentümerversammlungen.

• Blockchain: Fälschungssichere Verträge und Eigentumsnachweise.

• Robotics: Automatisierung in der Instandhaltung.

Mitarbeiterqualifikation als Erfolgsfaktor

Digitalisierung gelingt nur, wenn auch die Mitarbeiter bereit sind. Laut EBZ-Studie ist digitale Kompetenz oft auf wenige Personen konzentriert. Erfolgsfaktoren sind daher:

• Schulung & Weiterbildung.

• Kulturwandel hin zu Offenheit für Innovation.

• Attraktives Arbeitsumfeld mit modernen Tools.

Handlungsempfehlungen aus der Studie

1. Ganzheitliche Digitalisierungsstrategie entwickeln.

2. Standardisierte Prozesse etablieren.

3. ERP- und CRM-Systeme mit KI-Lösungen integrieren.

4. Telefonagenten einsetzen, um Kommunikationsflut zu bewältigen.

5. Mitarbeiter kontinuierlich qualifizieren.

Ausblick – Immobilienbranche 2030

Bis 2030 wird die Immobilienverwaltung geprägt sein durch:

• Vollständig digitalisierte Prozesse.

• KI als Standard in Kommunikation und Verwaltung.

• Neue Geschäftsmodelle, die datengetrieben sind.

Fazit – KI und Telefonagenten als Gamechanger

Die EBZ-Studie macht klar: Digitalisierung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern eine dringende Gegenwart.
Besonders KI und Telefonagenten bieten das Potenzial, die Branche nachhaltig zu verändern. Sie entlasten Verwaltungen, steigern die Kundenzufriedenheit und sichern die Wettbewerbsfähigkeit.

Wer 2025 noch zögert, wird 2030 abgehängt sein.

FAQs

1. Was zeigt die EBZ-Studie zur Digitalisierung der Immobilienbranche?
Viele Verwaltungen sind im mittleren Stadium – Potenzial ist vorhanden, Umsetzung aber oft zögerlich.

2. Welche Rolle spielt KI in der Hausverwaltung?
KI übernimmt Standardaufgaben, unterstützt Kommunikation und verbessert Datenanalyse.

3. Warum sind Telefonagenten so wichtig?
Sie entlasten bei der hohen Kommunikationsflut und sichern 24/7-Erreichbarkeit.

4. Welche Technologien prägen die Zukunft zusätzlich?
IoT, VR/AR, Blockchain und Robotics werden ergänzend eine Rolle spielen.

5. Warum reicht punktuelle Digitalisierung nicht aus?
Nur durch ganzheitliche Strategien lassen sich Insellösungen vermeiden und echte Effizienzgewinne erzielen.

6. Was ist die wichtigste Handlungsempfehlung der Studie?
Verwaltungen müssen Standardisierung und Integration priorisieren – und mutig in KI investieren.